Déclaration de confidentialité

Table des matières

Introduction et aperçu
Politique de confidentialité de BEDA
Hébergement et réseaux de diffusion de contenu (CDN)
1. Host Europe
  - Description et finalités du traitement des données
  - Traitement des données
2. CloudFlare
  - Description et finalités du traitement des données
  - Traitement des données
Traitement des données effectué par BEDA
1. 1. 1. Inscription et comptes membres sur ce site web
      - Description et finalités du traitement des données
      - Base légale
      - Points de collecte des données
      - Données traitées par BEDA
      - Durée de conservation
      - Google Maps
    2. Demande par e-mail, téléphone ou WhatsApp
      - Description et finalités du traitement des données
      - Base légale
      - Données traitées par BEDA
      - Durée de conservation
    3. Traitement des données personnelles pour la gestion des adhésions et la communication avec les membres de BEDA
      - Description et finalités du traitement des données
      - Base légale
      - Points de collecte des données
      - Données traitées par BEDA
      - Durée de conservation
    4. Abonnement et envoi des e-mails BEDA News
      - Description et finalités du traitement des données
      - Base légale
      - Données traitées par BEDA
      - Durée de conservation
    5. Traitement des données personnelles liées aux événements design (en ligne et physiques)
      - Description et finalités du traitement des données
      - Base légale
      - Points de collecte des données
      - Données traitées par BEDA
      - Durée de conservation
Vos droits en tant que personne concernée
Cookies
Traitement des données à des fins de recherche
Mesures de sécurité
Réclamations
Utilisation non autorisée du site web
Divulgation des données personnelles à des tiers
Sites web tiers
Avertissement
Modifications

1. Introduction et aperçu

En tant qu’association sans but lucratif (ASBL) basée en Belgique et regroupant des organisations membres à travers l’Europe, le Bureau of European Design Associations (ci-après « BEDA ») prend très au sérieux ses obligations en vertu du RGPD.

BEDA est situé en Belgique c/o Wallonie-Bruxelles Design Mode (WBDM)-AWEX, Place Sainctelette 2, 1080 Bruxelles et est enregistré à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0844.127.553.

BEDA n’a pas d’adresse de visite.

Nous attachons une grande importance à la confidentialité de nos membres et du public non membre qui accèdent à notre site web et à nos newsletters et avec lesquels nous communiquons via divers moyens électroniques et directs.

Afin de permettre à BEDA de mener ses activités, comme décrit ci-dessous, nous conservons des informations de contact de base sur nos membres, tant pour l’organisation membre que pour les contacts individuels au sein de ces organisations.

Cela comprend le nom de l’organisation, l’adresse physique, l’adresse e-mail générique (ex. info@…) et l’adresse du site web, ainsi que les noms, titres, adresses e-mail, autres adresses physiques le cas échéant, et numéros de téléphone des individus concernés.

BEDA organise et réalise des événements virtuels, physiques et hybrides – souvent en partenariat – ce qui nécessite de conserver des informations sur les participants et délégués non membres ou tiers ainsi que sur les prestataires externes.

BEDA est également en mesure de proposer divers services aux membres comme aux non-membres.

Il est à noter qu’en poursuivant sa vision et sa mission, BEDA continuera de maintenir et d’étendre ses communications à un public élargi de parties prenantes du design en Europe et au-delà.

Veuillez lire ces termes dans leur intégralité afin de vous assurer que toute information relative à une personne identifiée ou identifiable (Données personnelles) est conservée de manière sûre, sécurisée, à jour et protégée, et que vous comprenez comment nous l’utilisons pour vous offrir la meilleure expérience.

2. Politique de confidentialité de BEDA

BEDA attache de l’importance à l’utilisation responsable des données personnelles de chacun. C’est pourquoi vos données personnelles sont toujours traitées avec soin et sécurisées conformément au Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et aux autres lois européennes applicables en matière de protection des données personnelles.

En ce qui concerne le traitement de vos données personnelles, BEDA est considéré comme responsable du traitement au sens du RGPD.

L’objectif de cette politique de confidentialité est de vous fournir des informations claires et concises sur le traitement des données personnelles effectué par BEDA dans le cadre de ses activités.

Conformément au RGPD, cette section vise à vous informer sur :

Les finalités du traitement des données effectué par BEDA ;
La base légale du traitement des données ;
Les points de collecte des données ;
Les catégories de données personnelles traitées ;
La durée de conservation des données personnelles traitées ;
Les destinataires possibles des données traitées ;
Vos droits en tant que personne concernée.

Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir plus d’informations, veuillez nous contacter à l’adresse office@beda.org.

3. Hébergement et réseaux de diffusion de contenu (CDN)

3.1 Host Europe

Description et finalités du traitement des données

Nous hébergeons notre site web chez Host Europe. Le fournisseur est Host Europe GmbH, Hansestraße 111, 51149 Köln, Allemagne (ci-après « Host Europe »). Chaque fois que vous visitez notre site, Host Europe enregistre diverses données et fichiers journaux, y compris votre adresse IP.

Pour plus de détails, veuillez consulter la politique de confidentialité de Host Europe : https://www.hosteurope.de/AGB/Datenschutzerklaerung/.

Traitement des données

Nous avons conclu un accord de traitement des données (DPA) avec le fournisseur mentionné ci-dessus. Il s’agit d’un contrat obligatoire selon les lois sur la protection des données garantissant qu’ils traitent les données personnelles de nos visiteurs uniquement sur la base de nos instructions et en conformité avec le RGPD.

3.2 CloudFlare

Description et finalités du traitement des données

Nous utilisons CloudFlare, fourni par CloudFlare, Inc., 665 3rd St. #200, San Francisco, CA 94107, USA, comme proxy inverse et réseau de diffusion de contenu (CDN) pour optimiser les temps de chargement, accélérer la livraison et sécuriser ce site. Toutes les données transmises depuis ou vers ce site passent par CloudFlare. CloudFlare exploite des centres de données dans l’Union européenne. Les données sont mises en cache et les accès sont enregistrés. Ces données ne sont pas stockées avec les données personnelles d’un utilisateur spécifique, de sorte que les visiteurs ne sont pas identifiés individuellement. Les données utilisateurs sont traitées uniquement pour les finalités mentionnées ci-dessus et pour maintenir la sécurité et le fonctionnement du CDN. Les données brutes collectées sont généralement supprimées dans les 4 heures, au plus tard après 3 jours.

Pour plus d’informations, voir la politique de confidentialité de CloudFlare : https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

Traitement des données

4. Traitement des données effectué par BEDA

4.1. Inscription et comptes membres sur ce site web

Description et finalités du traitement des données

Sur invitation de BEDA, les membres peuvent créer un compte membre sur ce site, ce qui permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires. La création d’un compte, d’une page membre et le téléchargement d’événements est facultative, et les titulaires de compte peuvent mettre à jour ou supprimer leur compte ainsi que les événements téléchargés à tout moment.

Certaines informations obligatoires doivent être saisies pour créer un compte, créer une page membre ou télécharger des événements. Si ces informations ne sont pas complètes, le téléchargement est refusé.

Les informations relatives à la création de compte sont internes pour maintenir l’adhésion et ne sont pas partagées sur le site ni utilisées par BEDA à d’autres fins que celles décrites au point 4.3.

Les informations (y compris les données personnelles) que les titulaires de compte choisissent d’ajouter sur leur page membre en ligne sont affichées sur le site de BEDA. Si des événements sont téléchargés dans le calendrier du site, les informations (y compris les données personnelles) seront publiées.

Base légale

Nous traitons les données personnelles fournies par les titulaires de compte lors de l’inscription ou transmises ultérieurement sur la base de l’intérêt légitime de BEDA.

Points de collecte des données

Nous collectons vos données personnelles via :

Zone membre du site, création de compte
Zone membre du site, page membre

Données traitées par BEDA

Les données traitées sont limitées aux informations suivantes (*obligatoires) :

Compte principal : *nom de l’organisation, *email du titulaire, nombre de membres, budget annuel total;
Compte secondaire : *nom de l’organisation, *nom du titulaire, *email du titulaire, *emplacement (pour carte des événements);
Page membre : *nom de l’organisation (tiré du compte), *type d’organisation, *logo, site web, email de contact public, *emplacement (carte des membres et événements), description courte, option de lister vos membres et autres informations;

Durée de conservation

Les titulaires de compte peuvent modifier ou supprimer les données à tout moment. Les données personnelles sont conservées tant que le membre est enregistré. BEDA supprimera toutes les informations associées deux semaines après suppression du compte, sous réserve des obligations légales de conservation.

Google Maps

Le site utilise le service Google Maps via une API JS. Lorsque les utilisateurs enregistrés soumettent des informations de localisation, Google Maps peut sauvegarder l’adresse IP. Cela permet de présenter de manière attractive l’offre BEDA en ligne et de localiser membres et événements. Cela constitue l’intérêt légitime de BEDA.

Pour plus d’informations : https://policies.google.com/privacy.

4.2. Demande par e-mail, téléphone ou WhatsApp

Description et finalités du traitement des données

Si vous nous contactez par email, téléphone ou WhatsApp, votre demande et les données personnelles associées seront traitées pour répondre à votre demande. Ces données ne sont pas transmises sans votre consentement.

Base légale

Le traitement repose sur notre intérêt légitime pour répondre efficacement aux demandes.

Données traitées par BEDA

Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone ou toute autre donnée personnelle communiquée.

Durée de conservation

Les données sont supprimées après traitement de la demande, sous réserve des obligations légales.

4.3. Traitement des données personnelles pour la gestion des adhésions et la communication avec les membres de BEDA

Description et finalités du traitement des données

Nous collectons et traitons vos données personnelles pour l’envoi et la réception de communications.

Finalités :

Notifier des changements importants concernant l’adhésion ;
Informer sur articles et blogs BEDA, politiques et sujets liés au design ;
Fournir des informations sur événements, formations et programmes ;
Recevoir des informations sur les organisations membres ;
Répondre aux questions, plaintes ou autres communications ;
Gérer les demandes d’adhésion et la relation avec les membres ;
Émettre des factures aux membres BEDA.

Base légale

Le traitement repose sur l’intérêt légitime de BEDA pour la communication avec ses membres et sur le consentement explicite pour l’envoi des emails BEDA News.

Points de collecte des données

Formulaire d’inscription aux BEDA News publiques ;
Formulaire d’inscription aux BEDA News pour membres ;
Case à cocher dans le profil pour s’inscrire aux BEDA News ;
Création de compte ;
Formulaire de candidature ;
Emails de l’équipe BEDA.

Données traitées par BEDA

Nom, email pour inscriptions publiques ;
Nom, email, nom de l’organisation pour inscriptions membres ;
Informations du compte principal : *nom organisation, *email titulaire, nombre de membres, budget annuel ;
Compte secondaire : *nom organisation, *nom titulaire, *email titulaire, *emplacement ;
Données internes de candidature : *nom organisation, *adresse, reconnaissance officielle, type, financement, budget annuel, nombre d’employés, détails d’adhésion ;
Réponses à formulaires et sondages ;

Données pour l’Assemblée générale : formulaires de nomination, d’accréditation, déclarations personnelles et biographies des candidats, présentations des membres.

Durée de conservation

Les données sont supprimées systématiquement à la fin de la collaboration entre BEDA et l’organisation.

4.4. Abonnement et envoi des e-mails BEDA News

Description et finalités du traitement des données

Finalités :

Collecter des soumissions pour les newsletters ;
Permettre l’envoi des BEDA News emails ;

Base légale

Le traitement repose sur votre consentement, rétractable via le lien de désabonnement.

Données traitées par BEDA

Nom, email pour inscriptions publiques ;
Nom, email, nom organisation pour inscriptions membres ;

Durée de conservation

Les données sont conservées tant que vous souhaitez recevoir les BEDA News et supprimées après votre demande de désabonnement.

4.5. Traitement des données personnelles liées aux événements design (en ligne et physiques)

Description et finalités du traitement des données

Les données sont collectées pour les événements physiques ou en ligne : réunions, assemblées générales, webinaires, élections, etc.
Exemple : enregistrements, photos, vidéos, sons et transcriptions de chat lors de conférences ou réunions en ligne. Les données peuvent être utilisées pour le feedback, les résumés d’événements, ou communications externes BEDA.

Les membres peuvent également ajouter des événements au calendrier en ligne. Google Maps peut être utilisé pour la localisation.
Pour plus d’informations : https://policies.google.com/privacy.

Base légale

Le traitement repose sur l’intérêt légitime de BEDA et le volontariat des participants.

Points de collecte des données

Zoom: https://zoom.us/
Google Drive: https://www.google.com/intl/fr_be/drive/
Election runner: https://electionrunner.com/
Zone membre site web, événements via Google Maps: https://developers.google.com/maps/terms

Données traitées par BEDA

Nom, prénom, organisation, pays, email ;
Durée de présence, heures d’entrée et sortie ;
Enregistrement réunion, chat, adresse IP, résultats de sondages ;
Détails de l’événement : *titre, catégorie, durée, *date, fuseau horaire, heure début/fin, *langue(s), type d’événement, *emplacement, images, logo, résumé, description (*obligatoire).

Durée de conservation

Les données sont supprimées systématiquement à la fin de la collaboration. Les non-membres peuvent retirer leur consentement à tout moment via office@beda.org. Les événements associés aux comptes supprimés seront effacés sous deux semaines.

5. Vos droits en tant que personne concernée

Vous avez le droit d’accéder aux données personnelles traitées par BEDA.

Pour les contacts d’organisations membres, vous pouvez vous opposer au traitement basé sur l’intérêt légitime.

Pour les contacts d’organisations non-membres, vous pouvez retirer votre consentement.

Nous supprimons vos données dès réception de votre demande. Vous pouvez également demander la rectification de vos données via : office@beda.org

6. Cookies

Plus d’informations : https://madresdev.robinbenad.com/fr/cookie-policy/

7. Traitement des données à des fins de recherche

Nous utilisons Google Analytics pour améliorer l’expérience et comprendre notre marché. Les données anonymes collectées via les outils de mailing sont également analysées (taux d’ouverture, clics). BEDA peut utiliser des données anonymes ou agrégées impossibles à relier à un utilisateur.

8. Mesures de sécurité

Mesures mises en place :

Protection par mot de passe des données sur ordinateurs des consultants ;
Accès limité et protégé aux données personnelles ;
Accès protégé aux données sur Google Drive ;
Accords de confidentialité signés par le personnel et le conseil d’administration ;
Ouverture à fournir des informations aux autorités ;
Assurance responsabilité civile du personnel et conseil d’administration ;
Données sauvegardées sur disque externe sécurisé par mot de passe accessible uniquement à l’administrateur BEDA.

9. Réclamations

Veuillez nous notifier immédiatement par email : office@beda.org ou par courrier : c/o Wallonie-Bruxelles Design Mode (WBDM)-AWEX, Place Sainctelette 2, 1080 Bruxelles.

Conformément à l’Article 77 du RGPD, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte

10. Utilisation non autorisée du site web

Usages non autorisés :

Utilisation ou copie non autorisée du nom, style commercial, informations confidentielles ou contenu protégé ;
Accès non autorisé aux parties non publiques du site ou systèmes informatiques BEDA ;
Copie, téléchargement ou framing non autorisés ;
Lien caché ou visible non autorisé ;
Actions destinées à tromper BEDA ou des tiers ;
Soumission de contenu diffamatoire ou offensant.

11. Divulgation des données personnelles à des tiers

Pour organiser événements et communications, BEDA fait appel à des prestataires externes :

Zoom: https://zoom.us/
Google Drive: https://www.google.com/intl/fr_be/drive/
Election runner: https://electionrunner.com/
Jotform: https://www.jotform.com/fr/
Google Maps: https://developers.google.com/maps/terms

Les prestataires traitent uniquement les données nécessaires et sur ordre de BEDA, conformément aux finalités prévues.

12. Sites web tiers

Cette politique de confidentialité s’applique uniquement aux traitements effectués par BEDA et non aux sites tiers liés. Les réseaux sociaux et autres sites tiers peuvent traiter vos données. Consultez leur politique respective :

Youtube (Google): https://policies.google.com/privacy?hl=fr&gl=fr
LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=hb_ft_priv
Facebook: https://www.facebook.com/about/privacy
Instagram: https://help.instagram.com/196883487377501?cms_id=196883487377501

13. Avertissement

Toutes les mesures raisonnables ont été prises pour protéger ce site, mais les visiteurs doivent se prémunir contre les virus. BEDA ne pourra être tenu responsable des pertes ou dommages liés.

Toutes garanties implicites sont exclues. BEDA ne pourra être tenu responsable de toute perte directe ou indirecte liée à l’usage ou l’impossibilité d’utiliser le site.

14. Modifications

BEDA se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité. Les modifications peuvent être annoncées via les canaux BEDA.

BEDA The Bureau of European Design Associations
c/o Wallonie-Bruxelles Design Mode (WBDM)-AWEX
Place Sainctelette 2
1080 Bruxelles
Belgique

office@beda.org

Cette politique de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 14 mars 2023